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电子工程学院研究生出国参加国际会议资助审批发放流程

2019-05-08来源: 浏览次数:

为鼓励我院研究生积极参加海外交流活动,拓展国际化视野,提高人才培养质量,推进研究生教育国际化进程,提升我院研究生国际学术交流能力,学校特支持学院设置专项资金支持研究生出国境参加国际学术会议。现将资助审批发放流程公示如下:

一、资助对象及原则

1.申请人须为电子工程学院在校全日制研究生;

2.申请人参加的国际会议原则上需在国(境)外举办。

3.申请人应具有较强的科研能力,并具备用外语自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力;

4.参加国际学术会议的主题应与申请人专业领域紧密相关;

5.参加国际学术会议的论文应以申请人本人为第一作者(若为第二作者,则第一作者应为其导师),西安电子科技大学为第一署名单位,一篇论文只资助一人;

6.参加国际学术会议的论文被会议接收,申请人获会议主办方的正式录用通知或邀请函;

7.每位研究生在校期间原则上只能获得一次资助。

二、资助办法

1.资助经费主要用于受资助人参加国际学术会议的往返旅费、会议注册费、签证费及住宿费等必需费用;

2.学院采取定额资助方式,资助额度不超过5000元人民币/每人;

3.资助经费根据实际使用情况实报实销。

三、申请与审批程序

1.申请人接到会议邀请函后,填写《西安电子科技大学研究生出国(境)参加国际学术会议资助申请表》附件一,经导师同意后,将申请表、会议邀请函、论文复印件、会议日程安排表等材料提交学院,同时按照国际合作与交流部相关要求办理因公出国手续,办理流程链接:http://oice.xidian.edu.cn/ygcg_j/xscf/yglscg.htm

2.学院对学生材料进行评审,于每月底将拟资助名单及资助额度报送研究生院;

3.研究生院复核学院提交的名单并于每月初在研究生院网站予以公示;

4.公示后一周,受资助学生赴研究生院领取本人公示文件,同时研究生院将选拔部分受资助学生进行一次公开英文学术报告;

5.会议结束后两周内,受资助学生向国际合作与交流部提交出访总结和执行情况公示表,公示结束后赴国际合作与交流部领取报销所需的出国任务批件,再与《国际学术会议总结报告》附件二,《西安电子科技大学出国费用报销清单》附件三,《电子工程学院研究生出国参加国际会议统计表》附件四和参会现场照片(受资助学生本人在会场内的照片,附文末(纸质版和电子版))、机票及其发票、注册费发票及支付记录等材料一并提交至北校区西大楼电院院办104办公室段小乐老师处。

6.审核通过后,由学院安排报销事宜。

说明:获得资助资格的研究生,因故未参加国际会议或未能按要求提交审批报销材料的,学院不予资助。电子工程学院保留最终解释权。

附件:

1.西安电子科技大学研究生出国(境)参加国际学术会议资助申请表

2.国际学术会议总结报告

3.西安电子科技大学出国费用报销清单

4.电子工程学院研究生出国参加国际会议统计表

电院联系人:段小乐    联系电话:88202253

邮箱:xlduan@xidian.edu.cn

地址:北校区西大楼104办公室

研究生院联系人:李雪菲  联系电话:81891312

邮箱:xfli@xidian.edu.cn

地址:南校区行政楼711办公室


电子工程学院
2019年5月


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